«الأرشيف والمكتبة الوطنية» ينظم دورات لحفظ الوثائق

نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية فعاليات متخصصة في مجال حفظ الوثائق وجردها، وذلك في إطار مواصلة تقديم خدماته التثقيفية المتخصصة، والمتابعة الحثيثة لمشاريع تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وتطويرها في الدولة، وتمكينها من تطبيق متطلبات القانون رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية، والمقاييس العالمية في مجال إدارة الوثائق والأرشيف.
وشملت الفعاليات دورة تدريبية افتراضية بعنوان «إعداد خطة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية»، وأخرى بعنوان: «جرد الوثائق في الجهات الحكومية»، وقد استهدفت الدورة الأولى التعريف والتوعية بماهية خطة حفظ الملفات والهدف منها وكيفية إعدادها. وركز خبير الأرشفة أحمد موجب، الذي حاضر في الدورة، على أهمية التوفيق بين خطة حفظ الملفات ومواد اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة والوطنية ولاسيما المادة 34 والمادة 36، حيث تعدّ الوسيلة التي تحدد مُدد حفظ الوثائق والملفات في الجهات الحكومية في مختلف مراحلها العمرية، في المكاتب بالنسبة للوثائق الجارية، وفي قاعات حفظ الوثائق الوسيطة والمصير النهائي لها بالإتلاف أو الحفظ الدائم في الأرشيف والمكتبة الوطنية.

مشاركة واسعة
شارك في الدورة عدد كبير من المهنيين والمهتمين، وجرى عرض خطة حفظ الوثائق المشتركة التي أعدها الأرشيف والمكتبة الوطنية لتحديد مُدد استبقاء الوثائق المتعلقة بوظائف الموارد البشرية، والشؤون المالية، والشؤون القانونية، والمعلومات المؤسسية، والتطوير الإداري، والعلاقات العامة والاتصال الحكومي، والخدمات المساندة.
واستهدفت دورة «جرد الوثائق في الجهات الحكومية» صقل خبرات الأرشيفيين، وتأهيلهم لتنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وفق التشريعات المعتمدة بالدولة، والمعايير الدولية، وركزت على تدريب موظفي الديوان الأميري بإمارة عجمان على آلية جرد الوثائق في مختلف مواقع الحفظ وفي المكاتب، امتثالاً لمتطلبات القانون رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة والوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية، بغرض التعرف عليها، وعلى مواقع حفظها لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.